Jira Software – Tìm hiểu tính năng và cách sử dụng JIRA

JIRA là một công cụ phát triển phần mềm mạnh mẽ được sử dụng rộng rãi để quản lý dự án và theo dõi các vấn đề. Hiện nay, JIRA đang dần trở thành một trong những công cụ hàng đầu trong việc hỗ trợ các đội ngũ phát triển phần mềm quản lý công việc của họ. Trong bài viết sau, cùng Station D tìm hiểu thật chi tiết về các tính năng cũng như cách sử dụng Jira.

Jira là gì?

Jira Software là ứng dụng làm việc cho phép các nhóm theo theo dõi các vấn đề (issue) cần xử lí, quản lý dự án và tự động hóa quy trình làm việc, do công ty phần mềm Atlassian của Úc phát triển.

Đây là một công cụ phổ biến trong các đội ngũ phát triển phần mềm để lập kế hoạch, theo dõi và phát hành các dự án phần mềm. JIRA cung cấp một nền tảng tập trung để quản lý các nhiệm vụ, lỗi và các loại vấn đề khác, giúp các đội ngũ tổ chức sắp xếp và ưu tiên công việc của họ.

Cùng xem video ngắn giới thiệu về Jira:

Tính năng chính của Jira

1. Quản lý dự án linh hoạt: Jira hỗ trợ nhiều loại dự án khác nhau, từ phần mềm, kinh doanh đến các dự án phi kỹ thuật. Người dùng có thể tùy chỉnh quy trình làm việc (workflow) để phù hợp với nhu cầu cụ thể của dự án.
2. Theo dõi vấn đề (Issue Tracking): Jira cho phép theo dõi và quản lý các vấn đề, lỗi, nhiệm vụ và các loại công việc khác nhau. Mỗi vấn đề có thể được gắn với người chịu trách nhiệm, trạng thái, mức độ ưu tiên và các thông tin liên quan khác.
3. Báo cáo và phân tích: Jira cung cấp nhiều loại báo cáo và biểu đồ khác nhau, giúp người dùng theo dõi tiến độ, hiệu suất của nhóm và tình trạng dự án. Các báo cáo này có thể tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của dự án.
4. Bảng Kanban và Scrum: Jira hỗ trợ cả hai phương pháp Kanban và Scrum, cho phép người dùng sử dụng các bảng (boards) để quản lý công việc và theo dõi tiến độ. Người dùng có thể kéo thả các nhiệm vụ giữa các cột để cập nhật trạng thái.
5. Tích hợp với các công cụ khác: Jira tích hợp tốt với nhiều công cụ khác như Confluence, Bitbucket, GitHub, Slack, Trello và nhiều công cụ khác, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng cường sự cộng tác giữa các nhóm.
6. Tùy chỉnh trường và màn hình: Người dùng có thể tùy chỉnh các trường thông tin và giao diện màn hình để phù hợp với nhu cầu cụ thể của dự án. Điều này giúp hiển thị đúng các thông tin cần thiết và tăng cường hiệu quả làm việc.
7. Quản lý quyền truy cập: Jira cung cấp khả năng quản lý quyền truy cập chi tiết, cho phép người quản lý dự án kiểm soát ai có thể xem và chỉnh sửa thông tin trong dự án. Điều này đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin.
8. Tự động hóa quy trình: Jira hỗ trợ các quy tắc tự động hóa, giúp giảm bớt các công việc lặp đi lặp lại và tăng cường hiệu quả làm việc. Người dùng có thể thiết lập các quy tắc để tự động cập nhật trạng thái, gửi thông báo, hoặc tạo các nhiệm vụ mới.
9. Quản lý sprint và backlog: Đối với các dự án Scrum, Jira cung cấp các công cụ để quản lý sprint và backlog, giúp nhóm dễ dàng lập kế hoạch, ưu tiên và theo dõi các nhiệm vụ trong từng sprint.
10. Ứng dụng di động: Jira có ứng dụng di động cho cả iOS và Android, giúp người dùng dễ dàng theo dõi và quản lý công việc mọi lúc, mọi nơi. Điều này rất tiện lợi cho những người cần làm việc từ xa hoặc khi đang di chuyển.

Những tính năng trên giúp Jira trở thành một công cụ mạnh mẽ và linh hoạt cho việc quản lý dự án và theo dõi vấn đề, phù hợp với nhiều loại dự án và nhóm làm việc khác nhau.

Các thành phần cơ bản của Jira

• Roles: Xác lập các role của dự án, Mục này xác nhận ai tham gia vào dự án, những người add vào role thì mới có thể tạo Resource Allocation và project team sau này. Nhiều người có thể vào 1 role.
• Project: Chức năng này dùng để phân quyền approve worklog cho thành viên của dự án. Ai là team lead của group nào thì sẽ được approve worklog cho member của group đó. Project management được quyền approve cho toàn bộ thành viên dự án
• Issue là thành phần cơ bản để theo dõi các công việc, lỗi, nhiệm vụ hoặc bất kỳ công việc nào cần được quản lý. Các issue có thể được phân loại thành nhiều loại khác nhau như Bug (lỗi), Task (nhiệm vụ), Story (câu chuyện), Epic (tính năng lớn), v.v.
• Component là sản phẩm của dự án. Ở đây sẽ nhập tất cả sản phẩm của dự án lấy từ file kế hoạch doanh số. Nếu dự án làm theo Scrum thì sẽ là Product của Sprint tương ứng.
• Workflow là chuỗi các trạng thái và chuyển đổi mà một issue có thể trải qua trong suốt vòng đời của nó. Workflows có thể được tùy chỉnh để phản ánh quy trình làm việc cụ thể của từng dự án.
• Priority: Là mức độ ưu tiên của một defect. Có 4 mức, chọn theo datalist
• Status: Đại diện cho các vị trí của vấn đề trong workflow
• Resolution (Giải quyết): Kết quả cuối cùng của một issue, ví dụ: Fixed (Đã sửa), Won’t Fix (Không sửa), Duplicate (Trùng lặp).
• Custom Fields (Trường tùy chỉnh): Jira cho phép người dùng tạo các trường tùy chỉnh để lưu trữ các thông tin đặc thù của dự án hoặc nhóm làm việc. Các trường này có thể được thêm vào các issue để cung cấp thêm thông tin cần thiết.
• Reports and Dashboards (Báo cáo và Bảng điều khiển): Jira cung cấp nhiều loại báo cáo và bảng điều khiển để giúp theo dõi tiến độ, hiệu suất và tình trạng của dự án. Người dùng có thể tạo các báo cáo tùy chỉnh và bảng điều khiển để hiển thị các số liệu quan trọng và các thông tin cần thiết.

Các thuật ngữ thường gặp khi sử dụng Jira

Jira là phần mềm với khá nhiều thuật ngữ công nghệ:

• Sprint: Một vòng lặp ngắn hạn (lý tưởng là 2-4 tuần) mà đội phát triển thực hiện đầy đủ các công việc cần thiết như lập kế hoạch, phân tích yêu cầu, thiết kế, triển khai để cho ra các phần nhỏ của sản phẩm.
• Backlog: Danh sách tập hợp các user stories, bugs và tính năng cho một sản phẩm hoặc sprint.
• Scrum: Một phương pháp Agile, nơi sản phẩm được xây dựng theo các lần lặp đi lặp lại trong một sprint.
• Scrum of Scrums: Một kỹ thuật để mở rộng quy mô Scrum, các dự án đa đội – theo truyền thống gọi là program management.
• Board: Công cụ dùng để hiển thị hoạt động công việc trong một quy trình làm việc cụ thể. Nó có thể thay đổi thích ứng với các phương pháp Agile khác nhau (ví dụ, một bảng Scrum sẽ hiển thị các công việc được di chuyển từ product backlog đến sprint backlog, trong khi đó một bảng Kanban thường có một quy trình làm việc ba bước: To do, In Progress, và Done).

• Burndown Chart: Hiển thị số lượng ước tính và thực tế cho tổng số công việc phải hoàn thành trong một sprint.
• Daily stand-up: Là một cuộc họp nhỏ 15 phút trước khi bắt đầu ngày làm việc, giúp mọi thành viên nắm bắt toàn bộ công việc của ngày hôm qua.
• Epic: Một công việc lớn hơn mà cần được chia nhỏ thành nhiều issue hoặc câu chuyện người dùng (user story) nhỏ hơn. Người dùng có thể phải chạy nhiều sprint để hoàn thành một epic.
• Issue: Một đơn vị công việc (task, bug, story, epic) trong Jira, hoạt động trong một quy trình từ khởi tạo đến khi hoàn thành.
• Task (Nhiệm vụ): Một công việc hoặc hoạt động cụ thể cần được hoàn thành trong dự án.
• Sub-task (Nhiệm vụ con): Một công việc nhỏ hơn, thuộc về một issue lớn hơn và cần được hoàn thành như một phần của issue đó.
• User Story (Câu chuyện người dùng): Một yêu cầu từ quan điểm của người dùng cuối, thường được sử dụng trong các dự án Agile để mô tả chức năng mà sản phẩm cần cung cấp.
• Swimlane: Phân loại các công việc để xem xét công việc nào nên tiến hành trước.
• Velocity: Đo lường khối lượng công việc mà một đội có thể xử lý trong một thời hạn nhất định.
• Cumulative Flow Diagram (CFD): Một biểu đồ thể hiện các trạng thái khác nhau của các mục công việc trong một khoảng thời gian cụ thể. Cột ngang x trong CFD định nghĩa là thời gian, và cột dọc y là mục công việc (issue). Mỗi vùng màu của biểu đồ tương đương với trạng thái luồng công việc (ví dụ một cột trong bảng).
• Iteration: Dự án sẽ được thực hiện trong các phân đoạn lặp đi lặp lại.
• Wallboard: Một bảng (viết tay hoặc điện tử) lớn được đặt tại vị trí dễ thấy thể hiện dữ liệu quan trọng về hoạt động của đội development.
• Epic: Một công việc lớn hơn mà cần được chia nhỏ thành nhiều issue hoặc câu chuyện người dùng (user story) nhỏ hơn.
• Status (Trạng thái): Tình trạng hiện tại của một issue, ví dụ: To Do (Cần làm), In Progress (Đang làm), Done (Hoàn thành).
• Label (Nhãn): Thẻ gắn vào các issue để giúp phân loại và tìm kiếm dễ dàng hơn.

Ưu nhược điểm của phần mềm Jira

Ưu điểm của Jira là gì?

• Jira có chức năng phân quyền cực kỳ chi tiết, không chỉ phân quyền trong dự án chung, mà còn phân quyền đối với từng nhiệm vụ, giúp team công nghệ bảo vệ thông tin độc quyền của mình.
• Dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác (như Email, Excel, RSS,…)
• Hệ thống module và bộ công cụ phát triển bổ trợ cho phép tùy biến, mở rộng và tích hợp Jira vào trong hệ thống hiện tại
• Jira được phát triển sử dụng chuẩn HTML và được thử nghiệm với tất cả các trình duyệt phổ biến hiện nay.
• Có thể chạy trên hầu hết các nền tảng phần cứng, hệ điều hành và cơ sở dữ liệu
• Mỗi màn hình trong Jira có một phiên bản có thể in đảm bảo việc luân chuyển bản cứng một cách dễ dàng
• Có thể tích hợp trực tiếp với code trên môi trường phát triển, là một công cụ hoàn toàn phù hợp với các developer.

Nhược điểm của Jira là gì?

• Chi phí cao, sau 7 ngày dùng thử thì doanh nghiệp càng có quy mô lớn thì càng tốn nhiều chi phí: $10 mỗi tháng dành cho tối đa 10 tài khoản; từ 11-100 tài khoản là $7/tài khoản/tháng
• Tốn nhiều thời gian và công sức để setup nên chỉ phát huy tối ưu hiệu quả với dự án lớn, không phù hợp với dự án vừa và nhỏ (dưới 3 tháng).
• Khó sử dụng cho người mới: Đối với những người không quen thuộc với các công cụ quản lý dự án, Jira có thể gây khó khăn ban đầu do giao diện và các tính năng phong phú của nó.
• Tải lên kích thước tập tin bị hạn chế.
• Các báo cáo được tạo ra không thể sử dụng lại.
• Ngôn ngữ tiếng Anh với nhiều thuật ngữ khó sử dụng.

Tóm lại, Jira là một phần mềm quản lý dự án khá đặc thù, đây sẽ là lựa chọn hoàn hảo cho các team làm việc theo phương pháp Agile, đặc biệt là các team công nghệ hoặc phát triển phần mềm.

Đối tượng nên sử dụng Jira Software

Jira có thể hỗ trợ nhiều nhóm và phòng ban trong nhiều ngành công nghiệp khác nhau. Các tính năng đa dạng của nó làm cho nó trở nên có giá trị đối với các nhóm tham gia vào quản lý dự án, phát triển phần mềm và các nhiệm vụ cộng tác khác. Một số nhóm có thể hưởng lợi từ việc sử dụng Jira bao gồm:

Software Development Teams

Jira có nguồn gốc từ phát triển phần mềm, khiến nó đặc biệt phù hợp với các nhóm phát triển. Nó giúp quản lý tác vụ, theo dõi lỗi, giám sát tiến độ và tạo điều kiện thuận lợi cho sự cộng tác giữa các nhà phát triển, người thử nghiệm và các bên liên quan khác.

IT Operations Teams

Các nhóm CNTT có thể sử dụng Jira để theo dõi và quản lý các sự cố, yêu cầu thay đổi và yêu cầu dịch vụ. Nó giúp hợp lý hóa các quy trình quản lý dịch vụ CNTT và đảm bảo giải quyết hiệu quả các vấn đề kỹ thuật.

Project Management Teams

Khả năng quản lý dự án của Jira không chỉ giới hạn ở phát triển phần mềm. Người quản lý dự án có thể tạo và theo dõi nhiệm vụ, phân bổ nguồn lực, đặt mức độ ưu tiên và giám sát tiến độ dự án trong nhiều ngành khác nhau.

Marketing Teams

Các nhóm tiếp thị có thể sử dụng Jira để lập kế hoạch và quản lý chiến dịch, theo dõi các mục tiêu, lên lịch nhiệm vụ và cộng tác tạo nội dung. Nó cung cấp khả năng hiển thị các dự án tiếp thị và đảm bảo các nhiệm vụ được thực hiện đúng thời hạn.

Product Management Teams

Quản lý sản phẩm có thể sử dụng Jira để xác định lộ trình sản phẩm, theo dõi các yêu cầu về tính năng, ưu tiên cải tiến và cộng tác với các nhóm phát triển để cung cấp các sản phẩm lấy khách hàng làm trọng tâm.

Manufacturing and Operations Teams

Jira có thể theo dõi quy trình sản xuất, giám sát bảo trì thiết bị, quản lý hàng tồn kho và đảm bảo kiểm soát chất lượng trong sản xuất và vận hành.

Làm thế nào để sử dụng JIRA?

Tạo tài khoản sử dụng Jira

Hãy xem cách sử dụng JIRA ngay từ đầu (tạo tài khoản Atlassian).

Bước 1: Tạo tài khoản Atlassian

1. Đi tới trang đăng ký của Atlassian, nhập thông tin xác thực người dùng cần thiết được yêu cầu trên trang web rồi nhấp vào nút Đăng ký.

2. Để hoàn tất thiết lập và đăng nhập, hãy nhấp vào liên kết xác minh trong hộp email.

3. Thiết lập tài khoản Atlassian của bạn.

4. Nhấp vào đăng ký sau khi điền thông tin chi tiết. Tài khoản đã được tạo. Người dùng được tự động chuyển hướng đến trang chủ.

Bước 2: Tạo một dự án mới

1. Đăng nhập vào tài khoản Atlassian của bạn.

2. Trên trang chủ, nhấp vào phần mềm Jira và điền thông tin chi tiết được yêu cầu.

3. Trả lời một số câu hỏi cơ bản để thiết lập JIRA cho nhóm của bạn.

4. Chọn tên dự án và khung mẫu như Scrum hoặc Kanban, v.v. cho dự án của bạn.

5. Sau khi hoàn thành các bước trên, màn hình sau sẽ hiển thị giao diện làm việc của Jira:

Làm cách nào để tạo issue trong JIRA?

1. Chọn nút Tạo màu xanh lam nằm ở đầu mỗi trang.

2. Nhập mô tả ngắn gọn về sự cố trong phần Tóm tắt.

3. Hoàn thành tất cả các trường bắt buộc và tất cả các trường bắt buộc khác. Khi hoàn tất, hãy chọn Tạo.

So sánh Jira và Trello

Jira và Trello đều là công cụ quản lý dự án nổi tiếng của Atlassian, nhưng chúng có mục đích và đặc điểm sử dụng khác nhau. Jira chủ yếu dành cho các nhóm phát triển phần mềm và dự án phức tạp. Nó cung cấp khả năng quản lý chi tiết với các workflow tùy chỉnh và khả năng theo dõi issue chi tiết. Jira nổi bật với các công cụ báo cáo và phân tích phong phú, hỗ trợ tốt cho các phương pháp Agile như Scrum và Kanban, và tích hợp tốt với các công cụ DevOps. Tuy nhiên, Jira có thể khá phức tạp và khó sử dụng cho người mới, đòi hỏi nhiều thời gian để thiết lập và cấu hình ban đầu, và chi phí cấp phép cao hơn so với Trello. Jira phù hợp nhất cho các nhóm phát triển phần mềm và dự án kỹ thuật phức tạp.

Ngược lại, Trello là một công cụ quản lý dự án đơn giản và trực quan, phù hợp cho mọi loại nhóm, từ cá nhân đến nhóm nhỏ và không chuyên về kỹ thuật. Trello dễ sử dụng với giao diện thân thiện và trực quan, cho phép kéo thả các thẻ giữa các cột. Nó dễ dàng tùy chỉnh và có phiên bản miễn phí với nhiều tính năng cơ bản. Tuy nhiên, Trello thiếu các tính năng quản lý dự án phức tạp và báo cáo chi tiết, không lý tưởng cho các dự án lớn hoặc yêu cầu quản lý phức tạp. Trello có nhiều tích hợp nhưng không mạnh mẽ và đa dạng như Jira. Trello phù hợp nhất cho các nhóm nhỏ, cá nhân và các dự án đơn giản hoặc phi kỹ thuật.

Kết luận, Jira phù hợp với các tổ chức và nhóm làm việc yêu cầu quản lý dự án phức tạp và chi tiết, trong khi Trello lý tưởng cho các nhóm nhỏ và cá nhân cần một công cụ quản lý dự án trực quan và dễ sử dụng.

Có thể bạn muốn xem thêm:

• Scrum là gì? Cùng hiểu rõ về Scrum
• Kanban, Scrum và Agile: Những điểm khác biệt cơ bản
• 18 công cụ quản lý dự án theo Agile